Operaciones · Función

Gestión de reuniones: minutas colaborativas en vivo y acuerdos que se convierten en tareas

Convoca la reunión con agenda definida, lleva la minuta colaborativamente con todos los presentes y marca cada acuerdo. Al cerrar, los acuerdos se vuelven tareas con responsable y fecha, y la IA arma el resumen ejecutivo para mandar al equipo. Foco en el ciclo agenda → minuta → acuerdo → tarea, no en transcribir lo que se dijo palabra por palabra.

Nivel intermedio 8 min de lectura reunionesminutasacuerdostareas
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Captura del módulo Reuniones en Pilot Desk
En 30 segundos
  • Cada reunión tiene su ficha: convocatoria, orden del día, acta, acuerdos.
  • Durante la reunión escribes el acta de forma colaborativa con los presentes.
  • Al cerrarla, los acuerdos se convierten en tareas asignadas — no se quedan en la cabeza.
  • El asistente puede generar un resumen automático del acta.

¿Qué es el módulo Reuniones?

No es un calendario. Es el lugar donde cada reunión se vuelve productiva: tienes el orden del día antes, el acta durante, y los acuerdos quedan como tareas con responsables después.

Convocar una reunión

  1. Haz clic en 'Nueva reunión'.
  2. Fecha y hora — Pilot la añade a la Agenda automáticamente.
  3. Invitados (del equipo + externos).
  4. Orden del día: 3-5 puntos concretos que se van a tratar.
  5. Enlace de videollamada (Zoom, Meet o presencial).
  6. Pilot envía la invitación a todos.

Durante la reunión

Cuando empieza la reunión, abres la ficha. Cualquier participante puede escribir en el acta colaborativa (varios a la vez, como en Google Docs).

Cuando se cierra un acuerdo (algo que se va a hacer), seleccionas el texto y haces clic en 'Marcar como acuerdo'. Le asignas un responsable y una fecha límite.

Ejemplo: reunión semanal del equipo

Ejemplo

Reunión semanal del equipo de marketing, lunes a las 10:00.

  1. Antes: la responsable ha cargado la reunión con 4 puntos en el orden del día.
  2. Durante: cada cual anota su parte. Sale el acuerdo 'Karina envía el diseño nuevo el miércoles' — se marca como acuerdo.
  3. Otro: 'Diego revisa el SEO antes del viernes' — acuerdo.
  4. Al cerrar la reunión, Karina y Diego ven las tareas asignadas en su lista.
  5. La responsable le pide al asistente un resumen — sale en 5 segundos.

Sin pasar 30 min escribiendo el acta después. Sin que se pierda el acuerdo en el aire.

Resumen automático con IA

Botón 'Generar resumen' al cerrar la reunión. El asistente lee el acta y produce: decisiones, acuerdos y siguientes pasos. Lo puedes enviar por correo a los participantes.

Cómo se conecta

Cómo se conecta: Reuniones

AgendaCada reunión aparece como un evento. TareasCada acuerdo marcado se vuelve una tarea asignada. Plan DiarioLas tareas con fecha entran en Plan Diario. Chat / EmailPuedes enviar el resumen a todos los participantes.

Trucos

  • Sin orden del día no hay reunión. Llegar sin él es la receta para perder 1 hora.
  • Marca los acuerdos en directo, no después. Si no se anota, se olvida.
  • Al cerrar, genera el resumen y mándalo. La gente lo lee — el acta en crudo no.
  • Si una reunión es solo 'informativa', prueba si puede ser un correo o un mensaje en el chat.

Si algo no funciona

Si algo no funciona

Mi compañero no ve lo que yo escribo en el acta.

Verifica que ambos tengáis una conexión estable. Si persiste, refresca la página — la próxima edición sincroniza.

He marcado un acuerdo pero no aparece como tarea.

Verifica que le hayas asignado un responsable. Sin responsable, no se convierte en tarea automáticamente.

Casos de uso reales

Gestión de proyectos con IA

Cada reunión de proyecto deja acuerdos que se convierten en tareas asignadas.

Automatización de ventas

Reuniones comerciales con cliente quedan en la ficha del CRM con acuerdos accionables.

Integraciones que potencian este módulo

Conecta Pilot con las herramientas que ya usas. La IA orquesta entre ellas sin que cambies de pantalla.

Google CalendarGoogle Calendar Microsoft 365Microsoft 365 Google MeetGoogle Meet ZoomZoom Microsoft TeamsMicrosoft Teams SlackSlack

Industrias donde más se usa

Servicios profesionales

Cómo Pilot ayuda al sector servicios profesionales.

Tecnología

Cómo Pilot ayuda al sector tecnología.

Salud

Cómo Pilot ayuda al sector salud.

Educación

Cómo Pilot ayuda al sector educación.

Preguntas frecuentes

¿Pilot transcribe reuniones?
El módulo de Reuniones se enfoca en el ciclo agenda → minuta → acuerdo → tarea, no en transcripción en vivo palabra por palabra. La transcripción de audio es un módulo dedicado aparte, pensado para cuando lo que importa es el registro completo (entrevistas, conferencias, llamadas con cliente). En Reuniones se escriben minutas colaborativas mientras la reunión transcurre, varios participantes a la vez como en un documento compartido, y al cerrar la IA arma un resumen ejecutivo con decisiones, acuerdos y siguientes pasos.
¿Cómo se vuelve un acuerdo en una tarea?
Durante la reunión, cuando alguien dice 'Karina manda el diseño el miércoles', seleccionas esa línea en la minuta y haces clic en 'Marcar como acuerdo'. Le asignas responsable (Karina) y fecha (miércoles). Al cerrar la reunión, ese acuerdo aparece automáticamente en la lista de tareas de Karina, con un enlace de regreso a la minuta para que tenga el contexto. Sin tener que crear la tarea aparte ni esperar a que alguien la transcriba después.
¿La IA arma el resumen sola al cerrar?
Sí, con un clic. La IA lee la minuta, identifica decisiones tomadas, acuerdos formales y siguientes pasos, y produce un resumen ejecutivo estructurado. Lo puedes mandar por email a los participantes con un clic, copiarlo al chat del proyecto o exportarlo a PDF para clientes externos. Es la diferencia entre 'la minuta queda en un Google Doc que nadie lee' y 'todos reciben el resumen útil cinco minutos después de cerrar'.
¿Se integra con Google Calendar, Zoom o Meet?
Sí. Conectas tu calendario externo y los eventos aparecen en la agenda de Pilot sin duplicarse. Al crear una reunión generas un link de videollamada de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams según tu preferencia, y la invitación se manda con la agenda incluida. Cuando arranca la reunión, abres la minuta colaborativa y el link de video desde la misma ficha — un solo lugar para todo el ciclo.
¿Cuánto cuesta?
El módulo de Reuniones viene incluido en los planes de Productividad. No se cobra por reunión ni por participante. Los precios se arman según cantidad de usuarios y módulos contratados — contáctanos para una propuesta a medida con condiciones especiales para equipos LATAM.

¿Cuántos acuerdos se pierden entre la reunión y el lunes siguiente?

Agenda una demo de 30 minutos. Te mostramos cómo correr una reunión real con agenda, minuta colaborativa y acuerdos que se convierten en tareas asignadas al cerrar — y cómo la IA arma el resumen ejecutivo para mandar al equipo en un clic.

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