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Agenda con IA: tu calendario que coordina por ti, sin emails de ida y vuelta

Calendario inteligente que se sincroniza con Google y Outlook, programa reuniones detectando huecos comunes, gestiona reservas de salas y recursos, y permite que tus clientes agenden con un link público.

Nivel básico 7 min de lectura agendacalendarioreunionescitas
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Captura del módulo Agenda en Pilot Desk
En 30 segundos
  • Vista de calendario por día, semana o mes.
  • Creas eventos arrastrando con el ratón en el día y la hora.
  • Puedes invitar a otras personas (de tu empresa o externas) — les llega un correo con la invitación.
  • Se sincroniza con Plan Diario y Reuniones.

¿Qué es la Agenda?

Es tu calendario. Todo lo que tiene fecha y hora va aquí: reuniones, citas, llamadas programadas, recordatorios. Lo que cargas aquí aparece automáticamente en Plan Diario y, si invitas a otros, les llega una notificación.

Vistas: día, semana, mes

Arriba a la derecha tienes un selector con Día, Semana y Mes. La semana es la más usada — te da un equilibrio entre detalle y contexto.

Crear un evento

  1. Haz clic y arrastra en el día y la hora donde quieres crear el evento.
  2. Completa: título, descripción opcional, ubicación (presencial o enlace de videollamada).
  3. Añade invitados — escribes sus nombres y eliges de la lista de tu empresa, o pones un correo externo.
  4. Configura el recordatorio (15 min antes, 1 h, 1 día).
  5. Guarda.

Invitaciones a externos

Si invitas a un correo externo, Pilot le envía un correo con los detalles del evento y dos botones: Aceptar y Rechazar. Cuando responden, tú ves su estado en el evento.

Ejemplo: agendar una reunión con un cliente

Ejemplo

Has quedado con Karina en una reunión el jueves a las 10:00 para revisar la propuesta.

  1. En Agenda, haz clic en el jueves a las 10:00.
  2. Título: 'Revisión propuesta Plan Pro - Karina'.
  3. Ubicación: pega el enlace de Zoom o Google Meet.
  4. Invitas: a tu compañero Diego (del equipo) y a Karina (correo externo).
  5. Recordatorio: 30 min antes.
  6. Guardas.

A Karina le llega el correo con la invitación. A Diego se le añade en su agenda. A todos les llega un recordatorio 30 minutos antes.

Eventos recurrentes

Activa 'Repetir' en el formulario del evento. Eliges la frecuencia (diaria, semanal, mensual) y hasta cuándo. Ideal para las reuniones semanales del equipo o las revisiones mensuales con clientes.

Cómo se conecta con otros módulos

Cómo se conecta: Agenda

Plan DiarioLos eventos del día aparecen en tu vista vertical. ReunionesUn evento marcado como 'Reunión' abre el módulo Reuniones para el acta. PulsoLos eventos próximos aparecen en el Pulso del día. Rastreo de ClientesLos eventos con clientes externos quedan en su historial.

Si algo no funciona

Si algo no funciona

Los externos no reciben el correo de invitación.

Pídele al administrador que revise la configuración SMTP de tu empresa. Por defecto, Pilot envía invitaciones; si está desactivado, no salen.

Una reunión aparece a otra hora para mi compañero.

Es un problema de zonas horarias. Verifica que ambos tengáis configurada la zona correcta en vuestro perfil.

Casos de uso reales

Agendamiento automático con clientes

Tus clientes agendan solos en huecos válidos, sin emails de ida y vuelta.

Integraciones que potencian este módulo

Conecta Pilot con las herramientas que ya usas. La IA orquesta entre ellas sin que cambies de pantalla.

Google CalendarGoogle Calendar Outlook / Microsoft 365Outlook / Microsoft 365 WhatsApp BusinessWhatsApp Business ZoomZoom Google MeetGoogle Meet

Industrias donde más se usa

Servicios profesionales

Cómo Pilot ayuda al sector servicios profesionales.

Salud

Cómo Pilot ayuda al sector salud.

Educación

Cómo Pilot ayuda al sector educación.

Bienes raíces

Cómo Pilot ayuda al sector bienes raíces.

Preguntas frecuentes

¿Reemplaza a Google Calendar o Outlook?
No los reemplaza — los potencia. Pilot se conecta con tu Google Calendar u Outlook y opera arriba: programa, edita y mueve eventos, pero los eventos siguen viviendo en tu calendario original. Si dejas Pilot, tu calendario queda igual.
¿Es alternativa a Calendly, Cal.com o Acuity?
Sí. Genera links públicos de agendamiento con tus reglas (disponibilidad, buffers, anticipación mínima, capacidades del recurso). La diferencia: integra con CRM (los clientes que agendan quedan registrados como leads/contactos), con WhatsApp (puedes enviar el link por chat con un clic), y con facturación (si la reunión es paga, el link incluye link de cobro).
¿Gestiona salas y recursos físicos?
Sí. Defines salas de reunión, vehículos, equipos, profesionales (doctor, abogado, técnico) como 'recursos' con disponibilidad propia. Al programar, Pilot reserva automáticamente. Útil para clínicas, despachos jurídicos, consultorios, talleres.
¿Avisa por WhatsApp a los participantes?
Sí. Si activas recordatorios por WhatsApp Business, los participantes reciben recordatorio 24h y 1h antes con el link de la reunión (Zoom/Meet/Teams) y la opción de confirmar, reagendar o cancelar con un clic.
¿Y la sincronización en doble dirección?
Bidireccional. Lo que agendas en Pilot aparece en Google/Outlook. Lo que agendas directo en Google/Outlook aparece en Pilot. La IA respeta ambos sentidos al detectar conflictos.

¿Cuántas reuniones pierdes por mala coordinación?

Agenda una demo de 30 minutos (claro, agéndate con nuestro propio sistema). Te mostramos cómo la IA coordina reuniones y publicas tu primer link de agendamiento público en vivo.

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