Politique d'utilisation de l'intelligence artificielle

Champ d'application de cette politique

Ce document décrit comment Pilot utilise l'intelligence artificielle au sein de son produit : quels types de données elle traite, quelles décisions l'IA peut prendre, comment les actions automatisées sont enregistrées et quels contrôles vous disposez en tant que client pour limiter, auditer ou annuler le comportement de l'IA.

Il s'applique à tous les modules du produit (CRM, comptabilité, agenda, agents de messagerie, etc.) et à tous les forfaits en vigueur.

Ce que fait l'IA dans Pilot

L'IA opère au sein de Pilot pour automatiser les tâches répétitives et proposer des actions. Concrètement :

• Elle rédige des brouillons d'e-mails, de messages WhatsApp et de réponses aux clients.
• Elle déplace les opportunités entre les étapes du CRM lorsqu'il existe des signaux clairs (réponse du client, facture payée, réunion confirmée).
• Elle résume les fils de discussion, les transcriptions de réunions et les notes longues.
• Elle propose des réunions, des rappels, des tâches et des approbations.
• Elle répond aux demandes de l'équipe depuis WhatsApp, Telegram, Slack ou e-mail.

Toute action exécutée par l'IA est enregistrée dans un journal d'audit comportant l'horodatage, l'utilisateur à l'origine de la demande, le contexte et le résultat.

Quelles données l'IA traite

L'IA traite les données que votre entreprise charge ou synchronise avec Pilot. Cela inclut :

• Les contacts, clients et opportunités de votre CRM.
• Les messages et fichiers partagés dans les conversations internes et externes.
• Les e-mails envoyés et reçus dans les boîtes de réception connectées.
• Les événements de calendrier et les transcriptions de réunions.
• Les factures, dépenses et écritures comptables.

L'IA n'accède pas aux données situées en dehors de votre espace de travail. Chaque espace de travail est isolé par des autorisations au niveau de la ligne dans la base de données. L'IA utilise les mêmes autorisations que l'utilisateur qui l'invoque : si un commercial ne voit pas les opportunités des autres, l'IA ne les utilise pas non plus pour ce commercial.

Traitement et sous-traitants

Pilot utilise des modèles de langage et des services d'IA hébergés sur une infrastructure sécurisée. Les prestataires spécifiques peuvent changer à mesure que le produit évolue ; à tout moment, nous appliquons les garanties minimales suivantes :

• Les données circulent chiffrées en transit (TLS 1.3) et au repos.
• Les prestataires signent des accords de traitement des données conformes au RGPD et à la loi 8968 du Costa Rica.
• Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles publics.
• Les journaux de traitement sont conservés pendant un maximum de 30 jours à des fins de diagnostic, sauf exigence pour des motifs légaux.

La liste à jour des sous-traitants est publiée sur la page sécurité et est mise à jour 30 jours à l'avance en cas de modification pertinente.

Décisions automatisées

L'IA peut exécuter des actions automatiques (envoyer des e-mails, déplacer des opportunités, approuver des dépenses dans les limites configurées). Pour chaque catégorie d'action, vous pouvez configurer :

• Mode proposition : l'IA propose, une personne confirme d'une simple touche.
• Mode direct avec audit : l'IA exécute seule ; l'action est enregistrée et réversible dans un délai de N minutes.
• Mode bloqué : l'IA se contente de lire ; elle n'exécute rien.

Nous recommandons de démarrer tous les flux en mode proposition pendant 2 à 3 semaines et de migrer vers le mode direct uniquement les flux qui ont passé cette période sans corrections répétées.

Conservation du journal d'audit

Le journal d'audit des actions de l'IA est conservé par défaut pendant 24 mois. Vous pouvez prolonger la conservation dans votre forfait ou exporter le journal vers votre propre infrastructure. À la résiliation du compte, vous pouvez demander l'exportation complète des journaux avant leur suppression.

Options de retrait disponibles

Vous disposez de plusieurs moyens de limiter le périmètre de l'IA :

• Désactiver des modules : chaque module peut être désactivé individuellement.
• Désactiver l'IA par module : vous conservez le module mais l'IA n'opère pas dessus.
• Exclure des contacts sensibles : vous marquez des contacts ou des conversations comme « sans IA » et ils sont exclus du traitement automatisé.
• Restreindre par autorisations d'utilisateur : vous limitez quels utilisateurs peuvent activer des actions automatiques.

Vos droits

En tant que personne concernée par les données chargées dans Pilot, vous avez le droit d'accéder, de rectifier, de supprimer, de vous opposer au traitement ou de demander la portabilité des données traitées par l'IA. Les demandes sont traitées dans un délai maximal de 30 jours.