Recursos-Humanos · Función

Aprobaciones automáticas: gastos, vacaciones, compras y permisos que viajan al canal correcto sin chasing manual

Una cola unificada donde caen los gastos, propuestas con descuento, cierres de hito, vacaciones y publicaciones que necesitan tu OK. Cada item viaja al supervisor correcto, recibe notificación por Slack o WhatsApp y se resuelve con un clic — sin perseguir a nadie por chat ni por email. Viene incluido en Pilot, el sistema empresarial integral dirigido por IA: el flujo de aprobación atraviesa todos los módulos (gastos, RRHH, ventas, marketing) sin conectores aparte.

Nivel básico 5 min de lectura aprobacionesworkflowjerarquía
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Captura del módulo Aprobaciones en Pilot Desk
En 30 segundos
  • Una cola con todas las cosas que esperan tu visto bueno.
  • Vienen de varios módulos: gastos, propuestas con descuento, tareas que cierran un hito, documentos que se publican.
  • Aprobás, rechazás o pedís ajustes con un comentario.
  • Quien envió la cosa recibe notificación con tu decisión.

¿Qué son las Aprobaciones?

Si tu rol incluye aprobar trabajo de otros, este es tu inbox. Cada vez que alguien manda algo a aprobación (un gasto, una propuesta con descuento, un cierre de mes), cae acá hasta que vos respondas.

Tour rápido

  • Lista de items pendientes con tipo, quien los envió, qué piden y fecha.
  • Filtros por tipo (todos / gastos / propuestas / documentos).
  • Clic en un item: ves todo el contexto.
  • Botones: Aprobar / Rechazar / Pedir ajustes (con comentario).

Ejemplo: aprobar un gasto

Ejemplo

Diego cargó un gasto de ₡80.000 en combustible del mes.

  1. Como su supervisor, te llega notificación.
  2. Abrís Aprobaciones, ves el item arriba.
  3. Clic: ves monto, fecha, foto del recibo, comentario de Diego.
  4. Está dentro del presupuesto mensual. Aprobás.
  5. Diego recibe push y email: aprobado.

2 minutos. Sin email tedioso, sin reunión, sin perder el contexto.

De qué módulos vienen

Cómo se conecta: Aprobaciones (recibe de)

ContabilidadGastos por encima de un monto van a aprobación. CRMPropuestas con descuento alto requieren OK. ProyectosCierre de hitos puede requerir aprobación. RRHHSolicitudes de vacaciones y permisos.

Tips

  • Revisalas a primera hora, todos los días. No las dejes acumular: estás bloqueando trabajo.
  • Si rechazás, dejá un comentario claro de qué cambiar. 'No' sin contexto es frustrante.
  • Si una aprobación es recurrente y siempre la aprobás igual, configurá una regla automática (en Admin → Aprobaciones).

Casos de uso reales

Automatización de aprobaciones

Reglas por monto, jerarquía y categoría que enrutan cada solicitud al aprobador correcto.

Automatización de ventas

Propuestas con descuento alto se aprueban en línea, sin trabar el cierre.

Contabilidad automática

Gastos sobre el umbral pasan por aprobación antes de impactar la caja.

Integraciones que potencian este módulo

Conectá Pilot con las herramientas que ya usás. La IA orquesta entre ellas sin que cambies de pantalla.

SlackSlack Whatsapp-BusinessWhatsapp-Business MondayMonday QuickBooksQuickBooks Microsoft 365Microsoft 365

Industrias donde más se usa

Servicios profesionales

Cómo Pilot ayuda al sector servicios profesionales.

Retail

Cómo Pilot ayuda al sector retail.

Manufactura

Cómo Pilot ayuda al sector manufactura.

Logística

Cómo Pilot ayuda al sector logística.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipo de aprobaciones puede manejar Pilot?
Cualquier flujo donde alguien tenga que confirmar antes de avanzar: gastos por encima de un monto, propuestas comerciales con descuento alto, cierres de hito en proyectos, solicitudes de vacaciones y permisos, publicaciones de contenido, compras a proveedores. Cada tipo tiene su plantilla con campos propios (monto, fecha, adjunto, motivo) y se enruta según jerarquía. Si tu empresa tiene un workflow especial, lo configurás vos sin escribir código.
¿Cómo decide a quién le toca aprobar?
Por reglas que vos definís en el panel de administración. Lo más común: por monto (gastos hasta cierta cifra los aprueba el supervisor directo, por encima va al gerente), por categoría (un descuento comercial lo aprueba ventas, no finanzas) y por jerarquía organizacional. Si el aprobador titular está de vacaciones, Pilot lo deriva automáticamente al backup que configuraste, sin que el proceso se quede frenado.
¿Puedo aprobar desde WhatsApp o Slack sin abrir la app?
Sí. Cuando llega una solicitud a tu cola, recibís notificación en el canal que prefieras — push de la app, Slack o WhatsApp Business. Desde ahí ves el contexto (monto, foto del recibo, motivo, quién lo manda) y respondés con un mensaje corto: aprobar, rechazar o pedir ajustes con comentario. Quedan registrados igual que si hubieras entrado al módulo.
¿Hay un historial auditable de quién aprobó qué?
Sí. Cada solicitud guarda quién la creó, quién la aprobó o rechazó, con qué comentario, en qué fecha y a través de qué canal. Si después necesitás revisar por qué se aprobó un gasto grande o un descuento agresivo, el audit log está completo. Útil para auditorías internas, reportes a junta directiva o conversaciones con contabilidad.
¿Cuánto cuesta?
El módulo de Aprobaciones se incluye dentro de los planes que ya tienen Productividad activa. Los precios se arman a medida según cantidad de usuarios, volumen mensual de aprobaciones y módulos contratados — contactanos para una propuesta puntual con condiciones para equipos LATAM.

¿Cuántas decisiones se traban hoy esperando un OK?

Agendá una demo de 30 minutos. Te mostramos cómo armar reglas de aprobación por monto y jerarquía, cómo se ve la cola del aprobador y cómo el equipo deja de perseguirse por chat para destrabar gastos, propuestas y vacaciones.

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