Recursos-Humanos · Función

Aprobaciones automáticas: gastos, vacaciones, compras y permisos que viajan al canal correcto sin chasing manual

Una cola unificada donde caen los gastos, propuestas con descuento, cierres de hito, vacaciones y publicaciones que necesitan tu OK. Cada item viaja al supervisor correcto, recibe notificación por Slack o WhatsApp y se resuelve con un clic — sin perseguir a nadie por chat ni por email. Viene incluido en Pilot, el sistema empresarial integral dirigido por IA: el flujo de aprobación atraviesa todos los módulos (gastos, RRHH, ventas, marketing) sin conectores aparte.

Nivel básico 5 min de lectura aprobacionesworkflowjerarquía
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Captura del módulo Aprobaciones en Pilot Desk
En 30 segundos
  • Una cola con todas las cosas que esperan tu visto bueno.
  • Vienen de varios módulos: gastos, propuestas con descuento, tareas que cierran un hito, documentos que se publican.
  • Apruebas, rechazas o pides ajustes con un comentario.
  • Quien envió la solicitud recibe una notificación con tu decisión.

¿Qué son las Aprobaciones?

Si tu rol incluye aprobar el trabajo de otros, esta es tu bandeja de entrada. Cada vez que alguien envía algo a aprobación (un gasto, una propuesta con descuento, un cierre de mes), cae aquí hasta que respondas.

Visita rápida

  • Lista de elementos pendientes con su tipo, quién los envió, qué piden y la fecha.
  • Filtros por tipo (todos / gastos / propuestas / documentos).
  • Haz clic en un elemento: ves todo el contexto.
  • Botones: Aprobar / Rechazar / Pedir ajustes (con comentario).

Ejemplo: aprobar un gasto

Ejemplo

Diego ha registrado un gasto de 130 € en combustible del mes.

  1. Como su supervisor, te llega una notificación.
  2. Abres Aprobaciones y ves el elemento arriba.
  3. Haz clic: ves el importe, la fecha, la foto del recibo y el comentario de Diego.
  4. Está dentro del presupuesto mensual. Lo apruebas.
  5. Diego recibe una notificación y un correo: aprobado.

2 minutos. Sin correos tediosos, sin reunión y sin perder el contexto.

De qué módulos vienen

Cómo se conecta: Aprobaciones (recibe de)

ContabilidadLos gastos por encima de un importe van a aprobación. CRMLas propuestas con descuento alto requieren visto bueno. ProyectosEl cierre de hitos puede requerir aprobación. RRHHLas solicitudes de vacaciones y permisos.

Trucos

  • Revísalas a primera hora, todos los días. No las dejes acumular: estás bloqueando trabajo.
  • Si rechazas, deja un comentario claro de qué hay que cambiar. Un 'No' sin contexto es frustrante.
  • Si una aprobación es recurrente y siempre la apruebas igual, configura una regla automática (en Administración → Aprobaciones).

Casos de uso reales

Automatización de aprobaciones

Reglas por monto, jerarquía y categoría que enrutan cada solicitud al aprobador correcto.

Automatización de ventas

Propuestas con descuento alto se aprueban en línea, sin trabar el cierre.

Contabilidad automática

Gastos sobre el umbral pasan por aprobación antes de impactar la caja.

Integraciones que potencian este módulo

Conecta Pilot con las herramientas que ya usas. La IA orquesta entre ellas sin que cambies de pantalla.

SlackSlack Whatsapp-BusinessWhatsapp-Business MondayMonday QuickBooksQuickBooks Microsoft 365Microsoft 365

Industrias donde más se usa

Servicios profesionales

Cómo Pilot ayuda al sector servicios profesionales.

Retail

Cómo Pilot ayuda al sector retail.

Manufactura

Cómo Pilot ayuda al sector manufactura.

Logística

Cómo Pilot ayuda al sector logística.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipo de aprobaciones puede manejar Pilot?
Cualquier flujo donde alguien tenga que confirmar antes de avanzar: gastos por encima de un monto, propuestas comerciales con descuento alto, cierres de hito en proyectos, solicitudes de vacaciones y permisos, publicaciones de contenido, compras a proveedores. Cada tipo tiene su plantilla con campos propios (monto, fecha, adjunto, motivo) y se enruta según jerarquía. Si tu empresa tiene un workflow especial, lo configuras tú sin escribir código.
¿Cómo decide a quién le toca aprobar?
Por reglas que tú defines en el panel de administración. Lo más común: por monto (gastos hasta cierta cifra los aprueba el supervisor directo, por encima va al gerente), por categoría (un descuento comercial lo aprueba ventas, no finanzas) y por jerarquía organizacional. Si el aprobador titular está de vacaciones, Pilot lo deriva automáticamente al backup que configuraste, sin que el proceso se quede frenado.
¿Puedo aprobar desde WhatsApp o Slack sin abrir la app?
Sí. Cuando llega una solicitud a tu cola, recibes notificación en el canal que prefieras — push de la app, Slack o WhatsApp Business. Desde ahí ves el contexto (monto, foto del recibo, motivo, quién lo manda) y respondes con un mensaje corto: aprobar, rechazar o pedir ajustes con comentario. Quedan registrados igual que si hubieras entrado al módulo.
¿Hay un historial auditable de quién aprobó qué?
Sí. Cada solicitud guarda quién la creó, quién la aprobó o rechazó, con qué comentario, en qué fecha y a través de qué canal. Si después necesitas revisar por qué se aprobó un gasto grande o un descuento agresivo, el audit log está completo. Útil para auditorías internas, reportes a junta directiva o conversaciones con contabilidad.
¿Cuánto cuesta?
El módulo de Aprobaciones se incluye dentro de los planes que ya tienen Productividad activa. Los precios se arman a medida según cantidad de usuarios, volumen mensual de aprobaciones y módulos contratados — contáctanos para una propuesta puntual con condiciones para equipos LATAM.

¿Cuántas decisiones se traban hoy esperando un OK?

Agenda una demo de 30 minutos. Te mostramos cómo armar reglas de aprobación por monto y jerarquía, cómo se ve la cola del aprobador y cómo el equipo deja de perseguirse por chat para destrabar gastos, propuestas y vacaciones.

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