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Contabilidad con IA: cierre mensual sin estrés, reconciliación automática y reportes que llegan solos

Lleva la contabilidad de tu empresa sin necesidad de saber contabilidad. Pilot organiza ingresos y egresos en cuentas claras, reconcilia pagos contra facturas y entrega el estado de resultados, el balance y el ranking de gastos listos para tu contable. Conectado a QuickBooks, Odoo, Stripe y a tu ecommerce.

Nivel intermedio 11 min de lectura contabilidadcuentasingresosegresosreportes
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En 30 segundos
  • Una visión simplificada de la contabilidad: cuentas, transacciones y reportes.
  • Cada movimiento de dinero (ingreso o egreso) queda registrado contra una cuenta.
  • Las cuentas se agrupan en categorías: ingresos por venta, gastos operativos, gastos de marketing, etc.
  • Genera reportes listos para tu contador (estado de resultados, balance general).

¿Qué es Contabilidad?

Contabilidad simplifica la gestión contable de tu empresa. No necesitas haber estudiado contabilidad para usarla: registras ingresos y egresos, los asocias a cuentas (que son categorías) y Pilot genera reportes legibles.

Qué son las cuentas

En Pilot, una cuenta es una categoría donde agrupas movimientos de dinero. Cuando registras un gasto en el almuerzo de un cliente, lo asocias a la cuenta 'Gastos de representación'. Cuando recibes el pago de una factura, lo asocias a 'Ingresos por servicios'.

Pilot trae cuentas precargadas para que arranques rápido. Las puedes editar.

Registrar una transacción

  1. Haz clic en 'Nueva transacción'.
  2. Elige el tipo: Ingreso o Egreso.
  3. Indica el monto.
  4. Elige la cuenta (categoría) a la que pertenece.
  5. Opcional: cliente o proveedor relacionado, factura asociada, archivo adjunto (foto del recibo).
  6. Guarda.

Un ejemplo concreto

Ejemplo

El miércoles invitaste a almorzar al dueño de la empresa que te puede contratar. Pagaste ₡35.000 con tu tarjeta empresarial.

  1. Nueva transacción → Egreso.
  2. Monto: ₡35.000.
  3. Cuenta: 'Gastos de representación'.
  4. Cliente relacionado: 'Inversiones del Pacífico' (el de la reunión).
  5. Adjuntas foto de la factura del restaurante.
  6. Guardas.

Queda registrado. A fin de mes, cuando mires los gastos de representación, ves cuánto invertiste en cerrar oportunidades. Y tu contador tiene el respaldo de la factura.

Reportes contables

  • Estado de resultados (P&L): ingresos − egresos = resultado del período.
  • Gastos por categoría: gráfico de torta con cuánto va a cada cuenta de egreso.
  • Ingresos por cliente: ranking de quién te aporta más plata.
  • Flujo de caja del período: cuánto entró y salió, día a día.
  • Balance simple: activos, pasivos, patrimonio (versión simplificada para que tu contador la valide).

Cómo se conecta con otros módulos

Cómo se conecta: Contabilidad

FacturaciónCada factura cobrada genera automáticamente un ingreso en la cuenta correspondiente. CRMLas propuestas cerradas que tienen factura emitida ya están alimentando contabilidad. Flujo de CajaLos movimientos contables son la base del flujo de caja proyectado. RRHHCuando se ejecuta la nómina, los sueldos quedan registrados como egresos.

Si algo no funciona

Si algo no funciona

El estado de resultados no me cuadra con mi banco.

Algunas transacciones pueden estar sin categoría. Mira la vista 'Sin categorizar' arriba a la izquierda y asignales cuenta.

Pago una cuenta repetida cada mes — ¿hay forma de no cargarla manualmente?

Sí: configura una transacción recurrente (botón 'Recurrente' en el formulario de nueva transacción). Se carga sola cada mes.

Casos de uso reales

Contabilidad automática

Reconciliación, categorización y reportes que se mantienen al día sin intervención diaria.

Automatización de aprobaciones

Gastos que pasan por el flujo correcto antes de llegar al asiento contable.

Integraciones que potencian este módulo

Conecta Pilot con las herramientas que ya usas. La IA orquesta entre ellas sin que cambies de pantalla.

QuickBooksQuickBooks OdooOdoo StripeStripe ShopifyShopify WooCommerceWooCommerce SalesforceSalesforce

Industrias donde más se usa

Retail

Cómo Pilot ayuda al sector retail.

Servicios profesionales

Cómo Pilot ayuda al sector servicios profesionales.

Manufactura

Cómo Pilot ayuda al sector manufactura.

Restaurantes

Cómo Pilot ayuda al sector restaurantes.

Preguntas frecuentes

¿Esto reemplaza a mi contable?
No. Pilot reemplaza la hoja de Excel que tu equipo administrativo lleva en paralelo y el trabajo manual de categorizar movimientos. Tu contable sigue siendo quien presenta declaraciones, valida cierres legales y te asesora. Lo que cambia: le entregas un libro contable limpio y al día, no un cuaderno desordenado. La mayoría de los contables prefieren trabajar con clientes que usan Pilot porque les ahorra horas de reconstrucción.
¿La IA puede equivocarse al categorizar un gasto?
Puede proponer una categoría incorrecta en casos ambiguos. Por eso cada movimiento queda revisable y tienes una vista 'Sin categorizar' que arriba muestra los que necesitan tu confirmación. Cuando corriges una categoría, la IA aprende para casos similares futuros — al mes o dos meses, el porcentaje que necesita revisión baja drásticamente. Nunca cierra el período sola: tú firmas el cierre.
¿Se conecta a mi banco para traer movimientos solo?
Soportamos importación de extractos bancarios en CSV/Excel de cualquier banco LATAM y conexión directa por API con un grupo creciente de bancos en Costa Rica, México y Colombia. Si tu banco todavía no tiene API, exportas el extracto una vez al mes y Pilot lo procesa en segundos, reconciliando contra las facturas emitidas y los gastos cargados.
¿Cómo se conecta con QuickBooks u Odoo?
Cada movimiento contable en Pilot genera el asiento equivalente en tu sistema externo. Si usas QuickBooks (Online o Desktop) u Odoo (Enterprise/Community), la sincronización es bidireccional: lo que entra en uno aparece en el otro. Para otros sistemas contables exportamos XML/JSON estándar para importar. Tu contable puede seguir trabajando en el software que conoce — Pilot suma la capa de IA sin romper su flujo.
¿Cuánto cuesta?
El pricing es personalizado según volumen de transacciones, usuarios y módulos contratados. Contabilidad suele venir incluida en planes que también tienen Facturación y Flujo de Caja. Contáctanos para una propuesta a medida con descuentos para equipos LATAM y empresas que recién empiezan.

¿Quieres ver tu cierre mensual cerrarse solo?

Agenda una demo de 30 minutos. Te conectamos un extracto bancario de muestra contra una base de facturas y te mostramos en vivo cuántos movimientos reconcilia la IA sin que toques una celda. Después armamos el plan que se ajusta a tu empresa.

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