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Agenda con IA: tu calendario que coordina por vos, sin emails de ida y vuelta

Calendario inteligente que se sincroniza con Google y Outlook, programa reuniones detectando huecos comunes, gestiona reservas de salas y recursos, y permite que tus clientes agenden con un link público.

Nivel básico 7 min de lectura agendacalendarioreunionescitas
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Captura del módulo Agenda en Pilot Desk
En 30 segundos
  • Vista de calendario por día, semana o mes.
  • Creás eventos arrastrando con el mouse en el día y la hora.
  • Podés invitar a otras personas (de tu empresa o externas) — les llega email con la invitación.
  • Sincroniza con Plan Diario y Reuniones.

¿Qué es la Agenda?

Es tu calendario. Todo lo que tiene fecha y hora va acá: reuniones, citas, llamadas programadas, recordatorios. Lo que cargás acá aparece automáticamente en Plan Diario y, si invitás a otros, les llega notificación.

Vistas: día, semana, mes

Arriba a la derecha tenés un selector con Día, Semana y Mes. La semana es la más usada — te da un balance entre detalle y contexto.

Crear un evento

  1. Hacé clic y arrastrá en el día y horario donde querés crear el evento.
  2. Completá: título, descripción opcional, ubicación (presencial o link de videollamada).
  3. Agregá invitados — escribís sus nombres y elegís de la lista de tu empresa, o ponés un email externo.
  4. Configurá recordatorio (15 min antes, 1 h, 1 día).
  5. Guardá.

Invitaciones a externos

Si invitás a un email externo, Pilot le manda un email con los detalles del evento y dos botones: Aceptar y Rechazar. Cuando responden, vos ves su estado en el evento.

Ejemplo: agendar reunión con cliente

Ejemplo

Quedaste con Karina en una reunión el jueves a las 10:00 para revisar la propuesta.

  1. En Agenda, clic en el jueves a las 10:00.
  2. Título: 'Revisión propuesta Plan Pro - Karina'.
  3. Ubicación: pegás link de Zoom o Google Meet.
  4. Invitás: tu colega Diego (del equipo) y Karina (email externo).
  5. Recordatorio: 30 min antes.
  6. Guardás.

A Karina le llega el email con la invitación. A Diego se le agrega en su agenda. A todos les llega recordatorio 30 minutos antes.

Eventos recurrentes

Activá 'Repetir' en el formulario del evento. Elegís frecuencia (diario, semanal, mensual) y fecha hasta cuándo. Ideal para reuniones semanales del equipo o revisiones mensuales con clientes.

Cómo se conecta con otros módulos

Cómo se conecta: Agenda

Plan DiarioLos eventos del día aparecen en tu vista vertical. ReunionesUn evento marcado como 'Reunión' abre el módulo Reuniones para minuta. PulsoLos eventos próximos aparecen en el Pulso del día. Rastreo de ClientesEventos con clientes externos quedan en su historial.

Si algo no funciona

Si algo no funciona

Los externos no reciben el email de invitación.

Pedile al admin que revise la configuración SMTP de tu empresa. Por defecto, Pilot manda invitaciones; si está desactivado, no salen.

Una reunión aparece en otro horario para mi colega.

Es problema de zonas horarias. Verificá que ambos tengan configurada la zona correcta en su perfil.

Casos de uso reales

Agendamiento automático con clientes

Tus clientes agendan solos en huecos válidos, sin emails de ida y vuelta.

Integraciones que potencian este módulo

Conectá Pilot con las herramientas que ya usás. La IA orquesta entre ellas sin que cambies de pantalla.

Google CalendarGoogle Calendar Outlook / Microsoft 365Outlook / Microsoft 365 WhatsApp BusinessWhatsApp Business ZoomZoom Google MeetGoogle Meet

Industrias donde más se usa

Servicios profesionales

Cómo Pilot ayuda al sector servicios profesionales.

Salud

Cómo Pilot ayuda al sector salud.

Educación

Cómo Pilot ayuda al sector educación.

Bienes raíces

Cómo Pilot ayuda al sector bienes raíces.

Preguntas frecuentes

¿Reemplaza a Google Calendar o Outlook?
No los reemplaza — los potencia. Pilot se conecta con tu Google Calendar u Outlook y opera arriba: programa, edita y mueve eventos, pero los eventos siguen viviendo en tu calendario original. Si dejás Pilot, tu calendario queda igual.
¿Es alternativa a Calendly, Cal.com o Acuity?
Sí. Genera links públicos de agendamiento con tus reglas (disponibilidad, buffers, anticipación mínima, capacidades del recurso). La diferencia: integra con CRM (los clientes que agendan quedan registrados como leads/contactos), con WhatsApp (podés enviar el link por chat con un click), y con facturación (si la reunión es paga, el link incluye link de cobro).
¿Gestiona salas y recursos físicos?
Sí. Definís salas de reunión, vehículos, equipos, profesionales (doctor, abogado, técnico) como 'recursos' con disponibilidad propia. Al programar, Pilot reserva automáticamente. Útil para clínicas, estudios jurídicos, consultorios, talleres.
¿Avisa por WhatsApp a los participantes?
Sí. Si activás recordatorios por WhatsApp Business, los participantes reciben recordatorio 24h y 1h antes con el link de la reunión (Zoom/Meet/Teams) y la opción de confirmar, reagendar o cancelar con un click.
¿Y la sincronización en doble dirección?
Bidireccional. Lo que agendás en Pilot aparece en Google/Outlook. Lo que agendás directo en Google/Outlook aparece en Pilot. La IA respeta ambos sentidos al detectar conflictos.

¿Cuántas reuniones perdés por mala coordinación?

Agendá una demo de 30 minutos (claro, agendate con nuestro propio sistema). Te mostramos cómo la IA coordina reuniones y publicás tu primer link de agendamiento público en vivo.

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