Operaciones · Función

Gestión de reuniones: minutas colaborativas en vivo y acuerdos que se convierten en tareas

Convocá la reunión con agenda definida, llevá la minuta colaborativamente con todos los presentes y marcá cada acuerdo. Al cerrar, los acuerdos se vuelven tareas con responsable y fecha, y la IA arma el resumen ejecutivo para mandar al equipo. Foco en el ciclo agenda → minuta → acuerdo → tarea, no en transcribir lo que se dijo palabra por palabra.

Nivel intermedio 8 min de lectura reunionesminutasacuerdostareas
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Captura del módulo Reuniones en Pilot Desk
En 30 segundos
  • Cada reunión tiene su ficha: convocatoria, agenda, minuta, acuerdos.
  • Durante la reunión escribís la minuta colaborativamente con los presentes.
  • Al cerrarla, los acuerdos se convierten en tareas asignadas — no se quedan en la cabeza.
  • El asistente puede generar un resumen automático de la minuta.

¿Qué es el módulo Reuniones?

No es un calendario. Es el lugar donde cada reunión se vuelve productiva: tenés la agenda antes, la minuta durante, y los acuerdos quedan como tareas con responsables después.

Convocar una reunión

  1. Hacé clic en 'Nueva reunión'.
  2. Fecha y hora — Pilot la agrega a la Agenda automáticamente.
  3. Invitados (del equipo + externos).
  4. Agenda: 3-5 puntos puntuales que se van a tratar.
  5. Link de videollamada (Zoom, Meet o presencial).
  6. Pilot manda invitación a todos.

Durante la reunión

Cuando empieza la reunión, abrís la ficha. Cualquier participante puede escribir en la minuta colaborativa (varios al mismo tiempo, como Google Docs).

Cuando se cierra un acuerdo (algo que se va a hacer), seleccionás el texto y hacés clic en 'Marcar como acuerdo'. Le asignás responsable y fecha límite.

Ejemplo: reunión semanal del equipo

Ejemplo

Reunión semanal del equipo de marketing, lunes 10:00.

  1. Antes: la líder cargó la reunión con 4 puntos en agenda.
  2. Durante: cada quien anota su parte. Sale el acuerdo 'Karina manda diseño nuevo el miércoles' — se marca como acuerdo.
  3. Otro: 'Diego revisa SEO antes del viernes' — acuerdo.
  4. Al cerrar la reunión, Karina y Diego ven las tareas asignadas en su lista.
  5. La líder pide al asistente un resumen — sale en 5 segundos.

Sin pasar 30 min escribiendo la minuta después. Sin que se pierda el acuerdo en el aire.

Resumen automático con IA

Botón 'Generar resumen' al cerrar la reunión. El asistente lee la minuta y produce: decisiones, acuerdos, siguientes pasos. Lo podés enviar por email a los participantes.

Cómo se conecta

Cómo se conecta: Reuniones

AgendaCada reunión aparece como evento. TareasCada acuerdo marcado se vuelve tarea asignada. Plan DiarioLas tareas con fecha entran en Plan Diario. Chat / EmailPodés mandar el resumen a todos los participantes.

Tips

  • Sin agenda no hay reunión. Llegar sin agenda es la receta para perder 1 hora.
  • Marcá acuerdos en vivo, no después. Si no se anota, se olvida.
  • Al cerrar, generá el resumen y mándalo. La gente lo lee — la minuta cruda no.
  • Si una reunión es solo 'informativa', probá si puede ser un email o un mensaje en el chat.

Si algo no funciona

Si algo no funciona

Mi colega no ve lo que yo escribo en la minuta.

Verificá que ambos tengan conexión estable. Si persiste, refrescá la página — la próxima edición sincroniza.

Marqué un acuerdo pero no aparece como tarea.

Verificá que le hayas asignado responsable. Sin responsable, no se convierte en tarea automáticamente.

Casos de uso reales

Gestión de proyectos con IA

Cada reunión de proyecto deja acuerdos que se convierten en tareas asignadas.

Automatización de ventas

Reuniones comerciales con cliente quedan en la ficha del CRM con acuerdos accionables.

Integraciones que potencian este módulo

Conectá Pilot con las herramientas que ya usás. La IA orquesta entre ellas sin que cambies de pantalla.

Google CalendarGoogle Calendar Microsoft 365Microsoft 365 Google MeetGoogle Meet ZoomZoom Microsoft TeamsMicrosoft Teams SlackSlack

Industrias donde más se usa

Servicios profesionales

Cómo Pilot ayuda al sector servicios profesionales.

Tecnología

Cómo Pilot ayuda al sector tecnología.

Salud

Cómo Pilot ayuda al sector salud.

Educación

Cómo Pilot ayuda al sector educación.

Preguntas frecuentes

¿Pilot transcribe reuniones?
El módulo de Reuniones se enfoca en el ciclo agenda → minuta → acuerdo → tarea, no en transcripción en vivo palabra por palabra. La transcripción de audio es un módulo dedicado aparte, pensado para cuando lo que importa es el registro completo (entrevistas, conferencias, llamadas con cliente). En Reuniones se escriben minutas colaborativas mientras la reunión transcurre, varios participantes a la vez como en un documento compartido, y al cerrar la IA arma un resumen ejecutivo con decisiones, acuerdos y siguientes pasos.
¿Cómo se vuelve un acuerdo en una tarea?
Durante la reunión, cuando alguien dice 'Karina manda el diseño el miércoles', seleccionás esa línea en la minuta y hacés clic en 'Marcar como acuerdo'. Le asignás responsable (Karina) y fecha (miércoles). Al cerrar la reunión, ese acuerdo aparece automáticamente en la lista de tareas de Karina, con un enlace de regreso a la minuta para que tenga el contexto. Sin tener que crear la tarea aparte ni esperar a que alguien la transcriba después.
¿La IA arma el resumen sola al cerrar?
Sí, con un clic. La IA lee la minuta, identifica decisiones tomadas, acuerdos formales y siguientes pasos, y produce un resumen ejecutivo estructurado. Lo podés mandar por email a los participantes con un clic, copiarlo al chat del proyecto o exportarlo a PDF para clientes externos. Es la diferencia entre 'la minuta queda en un Google Doc que nadie lee' y 'todos reciben el resumen útil cinco minutos después de cerrar'.
¿Se integra con Google Calendar, Zoom o Meet?
Sí. Conectás tu calendario externo y los eventos aparecen en la agenda de Pilot sin duplicarse. Al crear una reunión generás un link de videollamada de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams según tu preferencia, y la invitación se manda con la agenda incluida. Cuando arranca la reunión, abrís la minuta colaborativa y el link de video desde la misma ficha — un solo lugar para todo el ciclo.
¿Cuánto cuesta?
El módulo de Reuniones viene incluido en los planes de Productividad. No se cobra por reunión ni por participante. Los precios se arman según cantidad de usuarios y módulos contratados — contactanos para una propuesta a medida con condiciones especiales para equipos LATAM.

¿Cuántos acuerdos se pierden entre la reunión y el lunes siguiente?

Agendá una demo de 30 minutos. Te mostramos cómo correr una reunión real con agenda, minuta colaborativa y acuerdos que se convierten en tareas asignadas al cerrar — y cómo la IA arma el resumen ejecutivo para mandar al equipo en un clic.

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