Comercial · Función

Facturación con IA: emite, cobra y concilia sin volver a copiar un número

Generación de facturas electrónicas con validación fiscal LATAM, conexión con tu cuenta contable y cobro por link integrado (SINPE, tarjeta, transferencia). La IA detecta errores antes de emitir y reconcilia pagos solo.

Nivel intermedio 10 min de lectura facturaciónfacturascobroselectrónica
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Captura del módulo Facturación en Pilot Desk
En 30 segundos
  • Generas facturas a partir de propuestas del CRM o desde cero.
  • Cada factura tiene estado: borrador, emitida, enviada, cobrada, vencida.
  • Puedes mandarlas por email directamente al cliente, con link de pago de Zelr incluido.
  • Las facturas cobradas alimentan automáticamente Ventas y Flujo de Caja.

¿Qué es Facturación?

Aquí generas las facturas que tu negocio emite. No importa si vendes productos, servicios o suscripciones: la lógica es la misma — un cliente, ítems, monto, impuestos, total.

Crear una factura

  1. Haz clic en 'Nueva factura'.
  2. Elige al cliente (de Clientes o crea uno nuevo).
  3. Agrega ítems: descripción, cantidad, precio unitario.
  4. Pilot calcula impuestos según la configuración de tu institución.
  5. Indica condiciones de pago (contado, 15 días, 30 días).
  6. Guarda como borrador o emitila directo.

Borrador vs Emitida

Enviarla al cliente

Haces clic en Enviar por email. Pilot precarga el destinatario (el email del cliente), un asunto razonable y un cuerpo con tu marca. Si tienes Zelr activado, el cuerpo del email incluye un link de pago automático.

Estados de una factura

  • Borrador (gris) — todavía editable.
  • Emitida (azul) — tiene folio fiscal, lista para enviar.
  • Enviada (violeta) — el cliente la recibió por email.
  • Cobrada (verde) — el pago se confirmó.
  • Vencida (rojo) — pasó la fecha de vencimiento sin pago.

Ejemplo: de propuesta CRM a factura cobrada

Ejemplo

Cerraste la propuesta del Plan Pro con Karina por ₡480.000.

  1. En el CRM, mueves la tarjeta a 'Cerrada ganada'.
  2. Aparece un botón 'Generar factura' — clic.
  3. Pilot precarga la factura con los datos de Karina y el monto.
  4. Revisas, emites, envías por email con link de Zelr.
  5. Karina abre el email, paga con el link.
  6. La factura pasa automáticamente a 'Cobrada'.

Vendiste, facturaste y cobraste sin abrir Excel. Y todos los reportes (Ventas, Flujo de Caja, Contabilidad) ya reflejan el ingreso.

Recordatorios de cobro

Si una factura se acerca a su vencimiento, Pilot puede mandarle un email recordatorio al cliente (configurable). Si se vence sin pago, te avisa a tú para que la sigas. Activas esto en Configuración → Facturación → Recordatorios.

Cómo se conecta con otros módulos

Cómo se conecta: Facturación

CRMLas propuestas cerradas generan facturas con un clic. ZelrLas facturas enviadas incluyen link de pago. VentasLas facturas cobradas suman al dashboard de Ventas. Flujo de CajaLas facturas pendientes proyectan ingresos futuros. ContabilidadCada cobro genera una transacción contable automáticamente.

Si algo no funciona

Si algo no funciona

Emite una factura con un error.

Emite una nota de crédito y después una factura nueva con los datos correctos. Las facturas emitidas no se editan por validez fiscal.

El cliente dice que no recibió la factura.

Haz clic en 'Reenviar' desde el detalle de la factura. Revisa también si su email está bien escrito en su ficha de Clientes.

Los impuestos no salen como espero.

La configuración de impuestos está en el panel de administración (engranaje → Facturación). Ahí ajustas tasa de IVA, retenciones, etc.

Casos de uso reales

Automatización de ventas

La factura sale apenas se cierra la oportunidad — sin pasar por Excel intermedio.

Integraciones que potencian este módulo

Conecta Pilot con las herramientas que ya usas. La IA orquesta entre ellas sin que cambies de pantalla.

QuickBooksQuickBooks OdooOdoo ShopifyShopify WooCommerceWooCommerce VTEXVTEX StripeStripe

Industrias donde más se usa

Retail

Cómo Pilot ayuda al sector retail.

Servicios profesionales

Cómo Pilot ayuda al sector servicios profesionales.

Restaurantes

Cómo Pilot ayuda al sector restaurantes.

Manufactura

Cómo Pilot ayuda al sector manufactura.

Preguntas frecuentes

¿Soporta facturación electrónica en mi país?
Soportamos formatos fiscales para Costa Rica (Hacienda), México (SAT 4.0), Argentina (AFIP), Colombia (DIAN), Chile (SII) y Perú (SUNAT). Si tu país no está, podemos integrarlo: la arquitectura es modular y los formatos nuevos toman 2-4 semanas de trabajo dedicado.
¿La IA puede equivocarse al validar una factura?
La IA detecta errores comunes (NIT inválido, suma que no cuadra, item inexistente). Si detecta un caso ambiguo, no factura — te lo muestra para que decidas. Nunca emite sola algo que tenga riesgo de rechazo fiscal.
¿Cómo funciona el cobro por link?
Cada factura puede generar un link de pago Zelr (módulo de cobros de Pilot). Lo envías por WhatsApp, email o lo pegas en tu sitio. El cliente paga con tarjeta, SINPE o transferencia. Cuando paga, la factura queda marcada como cobrada automáticamente y el asiento contable se genera solo.
¿Se conecta a mi contabilidad?
Sí. Soportamos QuickBooks (todos los planes) y Odoo (Enterprise/Community). Cada factura emitida genera el asiento contable correspondiente en tu sistema. Si usas otro software contable, podemos exportar XML/JSON estándar para importarlo.
¿Y si emito miles de facturas al mes?
Pilot está diseñado para escalar — hay clientes emitiendo +10.000 facturas mensuales sin problemas. El throughput depende del país y de la cola de Hacienda en cada momento, pero Pilot maneja reintentos automáticos y cola de emisión sin que tengas que monitorizarlo.

¿Quieres ver tu facturación cerrarse sola?

Agenda una demo de 30 minutos. Te mostramos cómo se conecta Pilot con tu CRM y contabilidad actual y emitimos una factura de prueba en vivo, con cobro por link incluido.

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