Recursos-Humanos · Funzionalità
Gestione documentale con IA: file, cartelle, permessi granulari e ricerca in linguaggio naturale
Carica i file con drag and drop, organizza in cartelle, condividi con permessi granulari e cerca per contenuto — non solo per nome. DMS aziendale integrato al tuo CRM, alla contabilità e all'agenda.
In 30 secondi
- Trascina e rilascia i file per caricarli nel gestore documentale.
- Organizza cartelle, sottocartelle e collegamenti senza disordine.
- Condividi con permessi granulari: visualizzare, commentare o modificare.
- Cerca per contenuto (non solo per nome) grazie all'IA.
- Versionamento automatico e registro di verifica di ogni azione.
Casi d'uso reali
Integrazioni che potenziano questo modulo
Collega Pilot agli strumenti che il tuo team già utilizza. L'IA orchestra tra di essi senza che tu debba cambiare schermata.
Domande frequenti
In cosa si differenzia dal modulo Cassaforte di segreti?
Documenti è un DMS classico: file, cartelle, permessi, versioni. Serve per contratti, manuali, foto, fogli di calcolo, proposte — tutto ciò che è contenuto legittimamente condivisibile dentro l'azienda. La Cassaforte di segreti è un'altra cosa: un vault per le credenziali (password, API key, token, certificati) con permessi molto più restrittivi e audit a ogni accesso. Se devi condividere un PDF con il tuo team, va in Documenti. Se devi custodire la API key di Stripe, va in Cassaforte.
Come funziona la ricerca per contenuto?
L'IA indicizza il contenuto leggibile di ogni file (PDF, Word, Excel, presentazioni, immagini con testo) e ti permette di cercare in linguaggio naturale. Puoi chiedere 'contratti NDA del 2024 con clienti del retail' o 'la proposta che abbiamo mandato alla ferramenta Andina due mesi fa' e Pilot ti restituisce i risultati rilevanti, non solo quelli che coincidono per nome.
Quali permessi posso definire?
Permessi granulari per cartella, sottocartella e singolo file. Ogni utente può avere uno di quattro livelli: solo visualizzazione, commento, modifica o amministrazione (include i permessi sui permessi). Puoi anche definire regole per ruolo: 'tutto il team HR può modificare la cartella dei fascicoli' o 'i venditori vedono la cartella del cliente ma non quella dei contratti'. Ogni accesso resta nell'audit log.
C'è il versionamento dei file?
Sì. Ogni volta che qualcuno carica una nuova versione, la precedente viene preservata automaticamente. Puoi tornare indietro con un clic, confrontare le versioni affiancate e vedere chi ha fatto ogni modifica. Utile per i contratti in negoziazione, i fogli di calcolo modificati a più mani e i manuali che evolvono.
Quanto costa il piano con Documenti?
Il prezzo è personalizzato in base al volume di archiviazione, al numero di utenti e ai moduli attivati. Contattaci per una proposta su misura con sconti per i team dell'America Latina.
Vuoi vedere la gestione documentale in azione?
Prenota una demo di 30 minuti. Carichiamo insieme un paio di file, configuriamo permessi granulari e ti mostriamo come la ricerca in linguaggio naturale trova ciò che ti serve in pochi secondi.
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