什么是 Email 模块?
它是你在 Pilot 内部的电子邮箱收件箱。你连接自己的账号(Gmail、Outlook、自有 IMAP),从这里处理邮件——好处是每封邮件都会绑定到正确的客户、为 CRM 提供数据,还能转为任务。
界面导览
- 左侧边栏:你已连接的账号、文件夹(收件箱、已发送、已归档、垃圾邮件)。
- 中间:邮件列表。
- 右侧:所选邮件的阅读面板。
- 顶部:带操作的工具栏(回复、归档、加标签、移动)。
- KPI 栏:有多少未读邮件、今天已回复多少、平均回复时间。
- 助手面板(侧边,可折叠):规则、模板、AI 建议。
连接你的账号
- 进入 设置 → Email → 添加账号。
- 你选择:Gmail、Outlook,或自定义服务器(IMAP/SMTP)。
- Gmail/Outlook:会带你到它们的登录界面进行授权。
- IMAP:填写收件/发件服务器、用户名和密码。
- Pilot 会下载最近的邮件并显示出来。
智能规则
类似 Gmail 过滤器,但更强大。例如:「如果邮件来自某个在 CRM 里有客户的域名,就给它打上『客户』标签并移到『客户』文件夹」。
- 条件:发件人、域名、主题、正文中的词、有无附件。
- 动作:移动、加标签、标为已读、转发、指派。
模板
如果同一封邮件你一周要发 5 次(「已收到你的订单,我会查看」),就把它存为模板。撰写时你选择模板,文本会载入,其中的变量会被替换(客户姓名、日期等)。
撰写助手
在撰写器里,点 「助手」 按钮。你可以让它做这些事:
- 「帮我写一封礼貌的回复,答应下来但请求多一些时间。」
- 「改进这份草稿,让它听起来更专业。」
- 「把这段翻译成英文。」
- 「把这封邮件的往来线索总结成 3 个要点。」
示例:用邮件开启一天
周一 8:00,你打开邮件。23 封新邮件。让你应接不暇。
- 规则已经把 15 封移到各自文件夹(订阅简报、应用通知等)。
- 主收件箱里剩下 8 封。
- 其中 4 封是常见咨询:你用模板在 5 分钟内回复完。
- 3 封需要个性化回复:你用助手起草一份草稿并加以调整。
- 1 封是客户的请求:你把它转为任务并指派给 Diego。
到 8:30,你的收件箱清空了,待办事项也都分派出去了。
如何联动
如何连接: Email
小贴士
- 规则是你最好的帮手。花一个小时设置规则,每周能省下 5 个小时。
- 保持 3-5 个常用模板。再多,就没人用了。
- 不要邮件一来就回。每天划出 2 个时段(上午和下午),那时再集中处理收件箱。
- 如果你把一封邮件转成了任务,别忘了在完成后回复发件人,把闭环做完整。
如果出了问题
如果出现问题
我连接不上我的 Gmail 账号。
启用「允许第三方应用访问」或使用应用专用密码。更好的做法是用 OAuth 授权(Gmail 流程)。
我发了一封邮件却没送达。
请检查:(1)它是否在「已发送」里;(2)收件人邮箱是否正确;(3)你的 SMTP 服务器是否正常(如果一次发太多,可能被限制)。
某条规则没有生效。
规则按顺序评估。如果前面的规则已经给邮件加标签/移动了,后面的就不再评估。把规则重新排序,最具体的放在最上面。