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AI 企业邮箱:懂什么是紧急的统一收件箱

面向 Gmail、Outlook 和 IMAP 的统一收件箱,人工智能按优先级排序、用你的语气撰写回复,并把每条线程关联到 CRM 中的客户。无需安装插件,无需更换邮箱服务商。

中级 阅读时间 14 分钟 emailcorreoplantillasreglasIA
Pilot Desk 中 Email 模块的截图
30 秒了解
  • 收件箱、撰写、规则和模板——全都在 Pilot 里。
  • 你连接自己的邮箱账号,从 Pilot 里收发邮件。
  • AI 助手用你的语气帮你撰写回复。
  • 每封邮件都会自动归入对应客户的历史里。

什么是 Email 模块?

它是你在 Pilot 内部的电子邮箱收件箱。你连接自己的账号(Gmail、Outlook、自有 IMAP),从这里处理邮件——好处是每封邮件都会绑定到正确的客户、为 CRM 提供数据,还能转为任务。

界面导览

  • 左侧边栏:你已连接的账号、文件夹(收件箱、已发送、已归档、垃圾邮件)。
  • 中间:邮件列表。
  • 右侧:所选邮件的阅读面板。
  • 顶部:带操作的工具栏(回复、归档、加标签、移动)。
  • KPI 栏:有多少未读邮件、今天已回复多少、平均回复时间。
  • 助手面板(侧边,可折叠):规则、模板、AI 建议。

连接你的账号

  1. 进入 设置 → Email → 添加账号。
  2. 你选择:Gmail、Outlook,或自定义服务器(IMAP/SMTP)。
  3. Gmail/Outlook:会带你到它们的登录界面进行授权。
  4. IMAP:填写收件/发件服务器、用户名和密码。
  5. Pilot 会下载最近的邮件并显示出来。

智能规则

类似 Gmail 过滤器,但更强大。例如:「如果邮件来自某个在 CRM 里有客户的域名,就给它打上『客户』标签并移到『客户』文件夹」。

  • 条件:发件人、域名、主题、正文中的词、有无附件。
  • 动作:移动、加标签、标为已读、转发、指派。

模板

如果同一封邮件你一周要发 5 次(「已收到你的订单,我会查看」),就把它存为模板。撰写时你选择模板,文本会载入,其中的变量会被替换(客户姓名、日期等)。

撰写助手

在撰写器里,点 「助手」 按钮。你可以让它做这些事:

  • 「帮我写一封礼貌的回复,答应下来但请求多一些时间。」
  • 「改进这份草稿,让它听起来更专业。」
  • 「把这段翻译成英文。」
  • 「把这封邮件的往来线索总结成 3 个要点。」

示例:用邮件开启一天

示例

周一 8:00,你打开邮件。23 封新邮件。让你应接不暇。

  1. 规则已经把 15 封移到各自文件夹(订阅简报、应用通知等)。
  2. 主收件箱里剩下 8 封。
  3. 其中 4 封是常见咨询:你用模板在 5 分钟内回复完。
  4. 3 封需要个性化回复:你用助手起草一份草稿并加以调整。
  5. 1 封是客户的请求:你把它转为任务并指派给 Diego。

到 8:30,你的收件箱清空了,待办事项也都分派出去了。

如何联动

如何连接: Email

小贴士

  • 规则是你最好的帮手。花一个小时设置规则,每周能省下 5 个小时。
  • 保持 3-5 个常用模板。再多,就没人用了。
  • 不要邮件一来就回。每天划出 2 个时段(上午和下午),那时再集中处理收件箱。
  • 如果你把一封邮件转成了任务,别忘了在完成后回复发件人,把闭环做完整。

如果出了问题

如果出现问题

我连接不上我的 Gmail 账号。

启用「允许第三方应用访问」或使用应用专用密码。更好的做法是用 OAuth 授权(Gmail 流程)。

我发了一封邮件却没送达。

请检查:(1)它是否在「已发送」里;(2)收件人邮箱是否正确;(3)你的 SMTP 服务器是否正常(如果一次发太多,可能被限制)。

某条规则没有生效。

规则按顺序评估。如果前面的规则已经给邮件加标签/移动了,后面的就不再评估。把规则重新排序,最具体的放在最上面。

增强此模块的集成

将 Pilot 与您的团队已在使用的工具连接起来。AI 在它们之间进行编排,无需您切换屏幕。

常见问题

我必须迁移我的 Gmail 或 Outlook 账户吗?
不必。你用 OAuth 连接账户(与你授权任何第三方应用时相同的流程),Pilot 通过你原账户读取/发送。什么都不迁移。若你停用 Pilot,你的邮箱与之前一模一样——只是少了那层人工智能。
人工智能如何判断哪封邮件紧急?
人工智能综合多个信号:客户已等待回复超过 24 小时、联系人属于管道高阶段的交易、出现紧急词汇(「我今天就要」「我 3 点有个会」),以及发件人的历史模式。它会给出一段简短说明,解释为何如此排序每条线程——你可手动调高或调低优先级。
它写的草稿是通用的吗?
不是。人工智能读取客户的完整历史,了解你以往邮件的语气(含拉美 voseo),针对该线程撰写专属草稿。你审阅、按需编辑后发送。每份草稿都被记录,使人工智能随你的反馈改进。
它支持共享收件箱(info@、soporte@、ventas@)吗?
支持。这正是效果最明显的场景之一——在用 Pilot 之前,共享收件箱一团乱。Pilot 把每条线程分配给一位负责人、避免两人回复同一封邮件,并向全团队展示每个对话的状态。
隐私呢?谁能看我的邮件?
Pilot 读取你的邮件以处理它们,但不向你团队之外的用户暴露。若是个人账户,只有你能看。若是共享账户,由收件箱授权成员查看。邮件不用于训练模型。

此刻有多少封邮件在等你?

预约 30 分钟演示。我们接入一个测试收件箱,现场展示人工智能如何整理、排序与回复——在你完全信服之前,绝不触碰你真实的 Gmail 或 Outlook。

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