Gestion documentaire avec IA : fichiers, dossiers, droits fins et recherche en langage naturel

Documents est une GED classique : fichiers, dossiers, droits, versions. Elle sert aux contrats, manuels, photos, tableaux, propositions — tout ce qui est légitimement partageable au sein de l'entreprise. Le Coffre-fort de secrets, c'est autre chose : un coffre pour les identifiants (mots de passe, clés API, jetons, certificats) avec des droits bien plus restrictifs et un audit à chaque accès. Si vous devez partager un PDF avec votre équipe, ça va dans Documents. Si vous devez conserver la clé API de Stripe, ça va dans le Coffre-fort.

L'IA indexe le contenu lisible de chaque fichier (PDF, Word, Excel, présentations, images avec texte) et vous permet de chercher en langage naturel. Vous pouvez demander « les NDA de 2024 avec des clients du commerce de détail » ou « la proposition envoyée à la quincaillerie Andina il y a deux mois » et Pilot vous renvoie les résultats pertinents, pas seulement ceux qui correspondent par le nom.

Des droits granulaires par dossier, sous-dossier et fichier individuel. Chaque utilisateur peut avoir l'un de quatre niveaux : lecture seule, commentaire, édition ou administration (y compris les droits sur les droits). Vous pouvez aussi définir des règles par poste : « toute l'équipe RH peut éditer le dossier des dossiers personnels » ou « les commerciaux voient le dossier du client mais pas celui des contrats ». Chaque accès est consigné dans le journal d'audit.

Oui. Chaque fois que quelqu'un téléverse une nouvelle version, la précédente est conservée automatiquement. Vous pouvez revenir en arrière d'un clic, comparer les versions côte à côte et voir qui a fait chaque changement. Utile pour les contrats en négociation, les tableaux édités à plusieurs mains et les manuels qui évoluent.

Le tarif est personnalisé selon le volume de stockage, le nombre d'utilisateurs et les modules souscrits. Contactez-nous pour une proposition sur mesure, avec des remises pour les équipes d'Amérique latine.